Bizi svetuje: Organizirajte svoj čas. Z natančnim načrtovanjem boste izboljšali svojo storilnost in učinkovitost.
Ali ste sami gospodar svojega časa? Čas je denar, pravijo, zato se moramo naučiti z njim ravnati gospodarno. Neučinkovito upravljanje časa vas lahko drago stane.
Se vam pogosto dogaja, da delate več, kot predvideva vaš delovnik, pa kljub temu ne naredite vsega? Delo se vam neprestano kopiči, roke lovite le stežka, neprestano se vrtite okoli istih nalog in opravil, ki ne prinašajo učinka. Nekateri se radi pohvalijo, da zmorejo opravljati več opravil hkrati. Ampak ali je "multi-tasking" oz. večopravilnost res vrlina ali je v resnici slabost? Pri večopravilnosti delamo več stvari hkrati in niti ene dovolj dobro. Večopravilnost vodi v utrujenost, motnje pozornosti, pomanjkanje motivacije in manjšo produktivnost, ne nazadnje pa v izgorelost.
Čas je, da vzamete stvari v svoje roke in se najprej lotite organizacije svojega časa. Strukturirajte si vsak dan posebej. Z natančnim načrtovanjem boste izboljšali svojo storilnost in učinkovitost. Pri organiziranju delovnih nalog poskušajte upoštevati naslednje napotke.
1. Pripravite si načrt dela in vse naloge tudi zapišite.
Vsako jutro si sproti sestavite načrt dela. Zapišite si prav vse naloge in opravila ter zraven pripišite roke za izvedbo nalog. Načrt boste uporabljali kot zemljevid, da boste ostali na "pravi poti" in ne boste skrenili od začrtanega cilja. Pri organizaciji si lahko pomagate s katero od spletnih ali mobilnih aplikacij, kot so Slack, Any.do, Trelllo, Todoist, WeNote ipd. Zastavljene naloge in aktivnosti tudi redno nadzorujte in preverjajte, ali se držite začrtanega.
2. Najprej se lotite najzahtevnejše naloge.
Takoj zjutraj se lotite najzahtevnejše naloge, ki vam morda tudi najmanj diši in se je poskušate na vsak način izogniti. Ne odlašajte in ne prelagajte je na kasneje. Zjutraj ste najbolj spočiti in raven koncentracije je najvišja. Ko boste opravili to nalogo, bo opravljen levji delež vaših dnevnih nalog in tako se boste lažje in z večjo motivacijo lotili preostalih nalog.
3. Postavite si prioritete. Pomembno ni enako nujno!
Časovno omejite dejavnosti. Določite, koliko časa boste namenili posamezni nalogi ali opravilu. Zavedati se morate, da so nekatere naloge nujne in pomembne, druge pa so nujne in nepomembne. Tretje so nenujne, a kljub temu pomembne, in zadnje nenujne in nepomembne. Čas razvrstite po t. i. Eisenhowerjevi metodi, ki temelji na tem, da se osredotočimo na res pomembne in nujne naloge, izločimo pa tiste, ki niso tako zelo nujne, ali jih pustimo za kasneje.
Svetujemo vam, da:
• 20–25 odstotkov časa namenite nujnim in pomembnim zadevam, kot so naloge, ki imajo skrajni rok, neodložljivi sestanki, reševanje urgentnih težav, odpravljanje napak ipd.,
• 65–80 odstotkov časa namenite pomembnim, a nenujnim zadevam, kot so načrtovanje in priprave,
• 15 odstotkov časa namenite nepomembnim nalogam, kot so nenujni sestanki, e-sporočila, telefonski klici. Ta opravila, če jih lahko oziroma če imate to možnost, zaupajte drugim ali pa jih avtomatiziratje,
• manj kot en odstotek časa posvetite nepomembnim in nenujnim opravilom, kot so nesmiselne naloge, nekateri telefonski klici, nepomembna e-pošta, zapravljanje časa za aktivnosti, ki nimajo neposredne povezave z vašimi zastavljenimi cilji.
Razvrstitev časa po Eisenhowerjevi metodi:
4. Držite se t. i. Paretovega načela 20/80.
Ko si boste postavljali seznam nalog in opravil ter določali prioritete, kaj je bolj pomembno, kaj je nujno in kaj ne, morate najprej ugotoviti, kaj vam bo prineslo največ učinka. Na primer, katere so tiste aktivnosti, ki vam bodo povečale prodajo, prinesle več obiska na vaši spletni strani ipd. Torej katerim 20 odstotkom opravil boste namenili največ časa, saj bodo ta prinesla 80 odstotkov učinka. Če imate težave določiti, kaj je zares pomembno, se vprašajte, kaj vam prinaša denar. Paretovo načelo namreč temelji na tem, da 20 odstotkov vzrokov povzroči 80 odstotkov posledic. Ugotoviti je torej treba, katerih 20 odstotkov nalog je prednostnih, in se na te osredotočiti. Tako boste lažje in najhitreje uresničili svoje cilje. Preostalih 80 odstotkov nalog pa ni tako pomembnih, saj vam bodo prinesle le 20 odstotkov učinka, zato tem namenite manj časa. V nasprotnem primeru se vam bo hitro zgodilo, da boste neprestano delali samo nujne stvari, ki vam ne bodo prinesle rezultatov, pomembne pa boste puščali ob strani.
5. Izklopite motilce in se osredotočite na eno stvar.
Ko se boste lotili najzahtevnejših nalog, ki zahtevajo več časa, si čas razdelite na 25-minutne intervale osredotočenega dela. Med tem časom se ne oglašajte na klice, ki niso res nujni, ne berite in ne pišite e-sporočil, ne brskajte po spletu, izklopite vsa družbena omrežja in ne preskakujte na druga opravila. Posvetite se zgolj in samo tistemu opravilu, ki ste se ga lotili. Po 25 minutah naj sledi petminutni odmor. Takrat se malo sprehodite, pretegnite, spijte kozarec vode, vrnite neodgovorjen klic, odgovorite na pomembno e-sporočilo, nato pa se znova vrnite k prejšnjemu opravilu in novemu 25-minutnemu intervalu.
6. Vzpostavite rutino.
Zakaj je rutina pomembna? Rutina nam zlasti v zahtevnih in stresnih situacijah pomaga ohranjati stabilnost in nam daje neko strukturo, zato je še kako koristna. Pa naj bo to prebiranje pomembnih novic ob jutranji kavi ali jutranja telovadba. Tudi čas za malico naj postane rutina, vzemite si ga ob približno isti uri. Tudi preostale vsakdanje naloge naj postanejo navada, saj boste na ta način lažje opravili zastavljene naloge.
7. Naučite se reči NE!
Ne zadajte si preveč nalog in zadolžitev. Bodite realni do sebe in do drugih. Ne nazadnje ni nič bolj frustrirajočega od spoznanja, da je ob koncu delovnika vaš seznam opravil nedotaknjen in da niti pri enem opravilu oz. nalogi niste naredili kljukice. Nekaterim nalogam oz. opravilom, ki niso nujna ali pomembna, se preprosto odpovejte.
Da se boste naučili učinkovito upravljati čas, boste potrebovali veliko samodiscipline. Svetujemo, da začnete postopoma in z majhnimi koraki. Morda na začetku upoštevajte dva ali tri napotke, postopoma pa preidite na preostale. Vredno pa je vsaj poskusiti, verjemite, da se vam bo obrestovalo. Tako boste bolj zadovoljni z opravljenim delom, vaše delo bo učinkovitejše, ostalo vam bo tudi več energije za vaš prosti čas. Postanite sami gospodar svojega časa!