Dopust je čas, ko si napolnimo baterije, odklopimo misli in si privoščimo nekaj brezskrbnosti. A da bo oddih res brez nepotrebnih skrbi, je dobro, da pred njim pravočasno poskrbite za nekaj ključnih stvari v službi.
Zakaj? Ker boste s tem preprečili, da bi vas med dopustom preganjali nedokončani projekti, pre(poln) e-poštni nabiralnik ali slaba vest.
Koraki, ki jih priporočamo:
- Zaključite odprte naloge (ali jih jasno predajte)
Pred dopustom preverite vse naloge in projekte:
- Kar lahko, dokončajte pravočasno.
- Naloge, ki bodo potekale v vaši odsotnosti, pravočasno predajte sodelavcem (z vsemi ključnimi informacijami).
- Jasno določite, kdo prevzema katero odgovornost (kratek povzetek naloge, roki, druge pomembne informacije).
- Nastavite avtomatski odgovor na e-pošti (out of office)
Ne pozabite aktivirati samodejnega odgovora in navedite, da ste na dopustu in do kdaj. Dodajte tudi kontakt sodelavca oz. sodelavcev za nujne primere.
Če e-pošte vmes ne boste preverjali, to jasno tudi zapišite.
- Obvestite ključne stranke in sodelavce
Ne zanašajte se samo na avtomatski odgovor:
- Ključnim strankam in sodelavcem pravočasno pošljite e-sporočilo, da boste odsotni. Tako se boste izognili klicem, SMS sporočilom in vnaprej rešili morebitne zagate, ki bi se lahko pojavile ravno med dopustom.
- Če imate dogovorjene roke, se dogovorite za njihovo premik ali delegirajte naloge sodelavcem.
- Sporočite, kdaj ste znova na voljo.
- Uredite delovno okolje in digitalni red
Vsi se radi po daljši odsotnosti vrnemo v čisto in urejeno delovno okolje. Kaj lahko naredite za lažji povratek:
- Pospravite fizično delovno mizo in delovni prostor.
- Uredite datoteke in e-pošto – počistite vsaj ključne zadeve.
- Na računalniku naredite varnostne kopije pomembnih dokumentov.
- Poskrbite za dostop in varnost
Če bodo sodelavci potrebovali dostop do dokumentov ali orodij, uredite začasne dostope, predajte gesla in zavarujte občutljive datoteke ali račune.
- Mini načrt za povratek
Zapišite si, katere so ključne naloge, ki se jih boste lotili takoj, ko se vrnete z odsotnosti. Tako se boste lažje vrnili v ritem. Pripravite seznam nalog (to-do-je), ki vas čakajo po dopustu, da vas ob prihodu ne preplavijo.
Dobro pripravljen dopust pomeni, da boste resnično odklopili in se vrnili spočiti ter polni nove energije – kar koristi ne le vam, ampak tudi podjetju.